Decisiones del #CIOAGE ; Gasto TIC, ¿centralización?

En la semana fantasma del año, también llamada de la Inmaculada Constitución, comenzamos en twitter el debate #CIOAGE . A ratos serio y a ratos con sentido del humor. El origen del mismo estuvo en el enésimo artículo de Expansión hablando de la necesidad de racionalizar el gasto TIC en la AGE. Dicho artículo, utilizaba datos de otro anterior publicado por el mismo medio, en el cual hablaba de posibles ahorros mediante la centralización de los recursos informáticos en la AGE. Las imprecisiones de aquel primer artículo fueron comentados por algunos, como Montaña y el autor de esta bitacora.

Ciertamente, la organización de las TIC en la AGE es susceptible de mejora, como todo modelo organizativo. Ello requiere una fuerte voluntad política, para evitar situaciones como la que se ha dado en uno de de los Estados y Territorios de Australia con la centralización del correo. De nada sirve crear un sistema centralizado si nadie obliga a usarlo. Existen también en la AGE soluciones comunes cuyo uso como solución única es desigual dependiendo del poderío económico del organismo, ya que no existe obligación de usarlas. Obligar al uso de esas plataformas comunes sería un primer paso para racionalizar las TIC en la AGE cuyo riesgo sería además esacaso.

Pero el artículo de Expansión se ahondaba en mayores profundidades. Aludiendo a informes de expertos que nunca terminan de hacer públicos, hablaba de los beneficios de una centralización total, modelo que en su modelo más extremo levanta escepticismo entre expertos reputados como Andrea Di Maio.. La única base cierta para ello era haber usado los informes de presupuestos TIC que publica la AGE, y que son un oasis de transparencia en la opacidad de los gastos TIC de las Administraciones de nuestro país. Con el fin de hacer una comparativa económica medianamente seria entre un modelo descentralizado de empleo de las TIC como la AGE y uno centralizado como el de algunas Comunidades Autónomas, he tratado de encontrar informes similares, pero el fracaso ha acompañado mis esfuerzos. 

He podido establecer una mínima comparativa entre la AGE y un modelo centralizado como es la Comunidad de Madrid. Tomese dicha comparación con todas las precauciones, ya que se verá que el camino es proceloso y sujeto a posibles errores. El primer paso fue determinar los presuspuestos TIC de la Comunidad de Madrid. Para ello hube de recurrir al bienamado BOE, y buscar en la correspondiente edición anual de la Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid el presupuesto de la Agencia de Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid, operación que realice para los años 2006 a 2009.  Dichos presupuestos, sin embargo, no incorporan totalmente el gasto informático, ya que la partida al respecto del Servicio de Salud es en la mayor parte gestionado por éste. 

Mi objetivo era comparar el gasto TIC de la Comunidad de Madrid con el de la AGE. Razón por lo cual busque otros dos datos, el gasto presupuestario total de la Comunidad de Madrid y el gasto de operación de la Comunidad de Madrid (capítulos 1,2 y 3 de presupuesto), de los cuales habría de excluir los gastos de Sanidad ya que no disponía información sobre gasto TIC. Los mismos datos obtuve para la AGE. El modo de obtener estos datos fue recurriendo a la web de la Secretaría General de Presupuestos del Ministerio de Economía y Hacienda. Con esta información ya podía realizar dos comparaciones. De un lado, el volumen presupuestario que el gasto TIC supone en AGE y Comunidad de Madrid. De otro lado, la relación entre la relación en una y otra Administración entre presupuesto TIC y gasto de operación. Ambos datos son necesarios, ya que existen competencias públicas que exigen un mayor % de gasto TIC y competencias que demandan de las TIC un mayor soporte a las operaciones y producción.

El resultado de este ejercicio la tabla de abajo, para interpretaciones y abierta a correcciones si alguien da con mejores fuentes de datos y mejores razonamientos, y que espero le sirva como ejercicio al #CIOAGE

Reforma para la desorganización creativa en las #aapp

Los tiempos cambian. Los problemas a los que nos enfrentamos surgen de la nada, sus ritmos son sincopados y ajenos a la estabilidad de antaño. También son complejos y requieren para su solución aunar fuerzas de distintas procedencias. La estabilidad de las organizaciones ha terminado. ¿Porque sin embargo seguimos valorando la capacidad de organización más que la desorganización creativa (reorganización continua)? ¿porque seguimos creyendo en la jerarquía en lugar de la red?

Las Administraciones Públicas han de cambiar. ¿Pero hacia donde? La respuesta esta clara, hacia un modelo que les permita vivir en continuo cambio, ser rio en lugar de agua embalsada. Un modelo posible es el planteado por el World Economic Forum en su documento "The Future of eGovernment". Hablan de muchas cosas, relativas a cómo ha de ser la organización, cómo han de ser sus integrantes y cuáles han de ser los principios por los que se rija en su relación con los ciudadanos. Sobre lo último, el paradigma es el Gobierno Abierto, no hace falta que hablemos más. Sobre cómo han de ser sus integrantes, escribí hace más de un año en similares términos.

¿Y cómo han de ser las organizaciones? Las caracteriza por el acrónimo FAST, que como veremos son todas ellas condiciones necesarias para una organización basada en la desorganización creativa

• Flatter (más plana), la jerarquización excesiva es una barrera a la desorganización creativa. Una estructura más plana, que crezca a lo ancho y no a lo alto es más ductil ante lo imprevisto. Las estructuras arboreas son más difíciles de componer y descomponer que las estructuras planas basadas en la red.

• Agile (ágil), una jerarquía no puede ser ágil. Las decisiones exigen la supervisión continua.  En las estructuras basadas en la red, un conjunto de nodos se le otorga una misión a realizar, sin supervisión. Despues desaparecen para conformar otro conjunto con otro cometido. La misión a encomendar es la única decisión. La jerarquía no ha de intervenir en los acuerdos entre los intetgrantes del conjunto.

• Streamlined (delgada), la red permite no duplicar esfuerzos, acceder al conocimiento allí donde esté sin necesidad de duplicarlo. Ello lleva a poder reducir el tamaño, lo que en sí da también una mayor agilidad, una mayor facilidad para la desorganización creativa.

• Technology-enabled (basadas en la tecnología), sólo la tecnología habilita la comunicación rápida que requiere la reorganización continua. Compartir conocimiento y estirar la capacidad de los tejidos delgados en tiempo de sobre-esfuerzo ha de apoyarse también en ella.

Los hay que se quedan sólo con la necesidad de adelgazamiento, pero esa no es la clave ni el fin, es un medio que ha de ir acompañado de los otros tres componentes. Recortar sin hacer estructuras en red lleva a cadenas jerárquicas no operativas. Recortar sin introducir agilidad mediante la reducción de supervisión conduce a la  pérdida de la escasas energia en las disquisiciones previas a la ación. Recortar sin reforzar la tecnología lleva a la falta de fuerzas para alcanzar todos los objetivos. El recorte no es nada sin reforma.

Necesitamos una desorganización creativa, pero ello vendrá no sólo de la mano de los recortes, sino de una inevitable de reforma.

Puesta en valor del #egov (IV): Productividad de la AAPP

La automatización de procesos en todo sector tienen como uno de sus objetivos ser más eficientes, incrementar los niveles de productividad. Hacer más con menos o más con lo mismo, es un reflejo de si este objetivo ha sido alcanzado. Se cuestiona en bastantes ocasiones si ello está siendo así en el caso de la Administración Pública, si el desarrollo del Gobierno Electrónico está sirviendo para optimizar cómo se sirve al ciudadano.

La teoría nos dice que la optimización se está produciendo. Hace unos meses "The Guardian" dió noticia de un estudio de Socitm (entidad prestador de servicios TIC a Entidades Locales en Reino Unido) dónde se hablaba de un coste de prestación de servicio presencial de 7,40 libras frente a un coste de prestación de servicio electrónico de 0,32 libras. Cómo se refleja ésta ganancia económica en las Administraciones Públicas, acusadas de continuo de tamaños de plantilla no justificados, es no siempre justificado por quien ha de hacerlo.

Y la optimización de la producción es tangible en la realidad. La introducción de las TIC en las Administraciones Públicas incrementa su productividad ciertamente, y puede encontrarse evidencias de ello simplemente si se buscan. Tener que manejar datos públicos limita el argumentario, pero no lo hace imposible. Lo único malo es que le obliga a uno a ceñirse a los clásicos, las entidades que recaudan impuestos, sobre las cuáles suele haber suficiente información pública. Es el caso en España de la Agencia Tributaria. Si uno revisa los datos estadísticos que facilita, no es difícil obtener la secuencia histórica de los principales impuestos. El más visible de ellos es el tradicional impuesto del IRPF. De igual modo, puede obtenerse la evolución de su plantilla acudiendo al "Boletin del Personal al Servicio de las Administraciones Públicas", que facilita datos diferenciados de la evolución de personal en la AEAT. Comparando ambos datos puede observarse como con una plantilla constante, el número de declaraciones de IRPF tratadas ha sido creciente, permitiendo además absorber los variaciones de demanda provocadas por los cambios de ciclo económico. 

Cálculos similares puede hacerse en cada unidad administrativa con los datos de lo que dispone. Demostrar la realidad del más con menos de las TIC, es tan solo cuestión de voluntad.

Los móviles de las #aapp

Además del flagrante y continuo ataque a los funcionarios, otra de las perras habituales de los enemigos de lo público es el supuestamente excesivo número de móviles en las Administraciones Públicas. Los planes de racionalización de los móviles saltan a la boca a las primeras de cambio. Sería necesario informarse antes de proponer nada.

¿Existen muchos móviles en las Administraciones Públicas? Es difícil saberlo cuando se publican pocos datos sobre ello, tan sólo es un efectismo más con el que dañar la imagen de lo público. Y los pocos datos que existen indican precisamente lo contrario. Tan sólo la Administración General del Estado facilita información sobre el número de móviles de Ministerios y organismos, que están contenidos en el infome REINA. De acuerdo al mismo, en 2008 sólo el 10% de los empleados públicos de la AGE disponían de terminal móvil. Si comparamos este dato con el ofrecido por en el informe de "Tecnologías de la Información en la Empresa 2009", resulta que en ese mismo año el 35% de los empleados de las empresas privadas disponían de móvil. 

Dejando a un lado el dato cuantitativo, que de por sí invalida cualquier demagogía, hay que realizarse otra pregunta. ¿Realmente queremos una Administración sin móviles? ¿Realmente queremos que la Administración no tenga los beneficios de productividad que da la tecnología móvil? Pues probablemente, quien propone racionalizar los móviles en la Administración sea eso lo que pretenda: Bajar la productividad del sector público para tener una razón más para privatizaciones.

Reestructurar las TIC en #aapp y reestructurar #aapp entorno a las TIC

Recurrentemente, se cuestiona el valor de las TIC dentro de las AAPP. Se califica de despilfarro los recursos económicos dedicados a las mismas. Se habla de mejores maneras de obtener más o lo mismo con menos. Ello obliga a los gobiernos a hacer no sólo supuestos esfuerzos de optimización del gasto TIC, sino a mostrarlos de modo visible de cara a la galería.

Entre los gobiernos que suele ponerse como ejemplo de abordar con seriedad la cuestión de la racionalización del gasto TIC, se encuentra el Gobierno de Coalición del Reino Unido. La National Audit Office del Reino Unido (algo similar a nuestra Agencia de Evaluación), ha publicado un interesante documento sobre cuáles son los problemas de la aplicación de las TIC en la Administración del Reino Unido, qué está haciendo el gobierno y cuál está siendo el impacto de sus medidas y cuál debe ser la aproximación a una evaluación de la aplicación de las TIC en las AAPP.

Comencemos por el diagnóstico. Me ha llamado la atención la coincidencia en los puntos débiles que el NAO identifica en la Administración del Reino Unido con los puntos que generalmente suelen ser asociados a como en la AAPP española hacemos aplicación de las TIC. La falta de una gobernanza fuerte y centralizada, la no adecuación de los procesos de compra pública al caso particular de las TIC, el exceso de CPDs o la falta de aplicación de sinergias en sistemas horizontales de back-office son debilidades coincidentes entre AAPP de Reino Unido y España. Su eliminación implicaría una gestión más eficiente del gasto TIC. Pero con ello vuelvo a una tesis que mantengo frecuentemente, el problema del suspuesto despilfarro TIC no es un problema de cómo las TIC están organizadas en las AAPP, sino un problema de cómo están organizadas las AAPP.

El informe del NAO es también un buen resumen de que está tratando de hacer el gobierno UK. Una lista de estas medidas son:

• Creación de un consejo de transparencia y unificación de la política opendata en la "Public Data Corporation"
• Consolidación de CPDs
• Creación de una intranet administrativa (curioso, ¿no?. En España SARA existe desde hace más de 5 años y no la apreciamos)
• Fuerte control centralizado de los gastos por encima de ciertos umbrales, introduciendo un doble-check por parte de un consejo de expertos
• Gestión y redistribución centralizada de los recursos humanos dedicados a las TIC
• Reestructuración de mecanismos de gobernanza
• Puntos de contacto único en la AAPP para los grandes proveedores (e.g. Oracle, Microsoft, ...)
• Gestión de portfolio de proyectos centralizado
• Falta de un punto de acceso único a los servicios y de una aproximación integral a los mismos basada en eventos vitales

Son sin embargo medidas que aún no están dando los frutos esperados. Si el gasto TIC se estima en 16 billones de libras, los ahorros por las medidas los estima en 1 billón. O lo que es lo mismo, poco más de un 6% de ahorro. Aquí sin tanto ruido vamos ya por el 8% de reducción de presupuesto TIC. Y volvemos a la mismo, indudablemente son medidas cuya efectividad ha de verse con el tiempo, pero que han de estar enmarcadas en una reestructuración global de las AAPP para poder alcanzar sus objetivos.

Finalmente, los consejos del NAO de cómo evaluar el valor de las TIC en las AAPP. La principal conclusión es, precisamente, una aproximación integral. No abordarse la optimización de las TIC cómo un hecho aislado similar a la reducción del número de escobas, sino desde un análisis de como se imbrican en la gestión pública:

• Propósito, estudiando como sirven a la construcción de gobiernos más transparentes y eficientes y sirven a la transformación de las AAPP
• Estratégico, evaluando su alineamiento con las políticas públicas desarrolladas
• Operativos, analizando el aprovechamiento de sinergias
• Personas, haciendo una gestión eficiente de los recursos humanos internos y apostando por una gestión de proveedores competitiva apoyándose en las PYMES
• Gobernanza: Estudiando el foco de la misma hacia la calidad y hacia una gestión del rioesgo efectiva, que impulse la innovación sin caer en el gasto inútil.

En definitiva, un documento que merece la pena leer para comprender más porqué no sólo hay que reestructurar las TIC en las AAPP, sino que que al mismo tiempo hay que restructurar las AAPP alrededor de las TIC.